SmartNegoLab - Privacy Policy
Last Updated 18, Jun 2025
1. Who We Are
SmartNegoLab is a France-based company providing cost optimization and commercial advisory services to startups and businesses worldwide.
We operate the website https://smartnegolab.com. We collect and process personal data in compliance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).
Contact:
SmartNegoLab
29, rue des Pépinières, 92330 Sceaux.
Email: contact@smartnegolab.com
2. What Personal Data We Process
We may process the following categories of personal data:
Identification: Name, company, title
Contact: Email address, phone (if provided)
Business context: Form answers, commercial documents
Service metadata: Interactions, preferences, submitted forms
Documents received from clients (e.g., contracts with suppliers) may contain personal or sensitive information, processed strictly for service delivery.
Use of the Negotiation Calculator
Our site includes a negotiation calculator to help users estimate potential software savings. The tool operates entirely client-side: we do not store or track the data entered. It is used only to provide an instant result visible to the user. No personal or identifying data is required to use the calculator.
3. Why We Process Your Data
We use your data to:
Respond to inquiries and deliver services
Optimize supplier negotiations and cost structures
Improve service quality and business relationships
Send relevant information and updates (with consent)
We never process your data for purposes unrelated to our service offering.
4. Legal Basis for Processing
Our data processing is based on:
- Consent — when you provide data via our forms or accept cookies
- Contractual necessity — when performing services under a client agreement
- Legitimate interest — improving client outcomes and communications
- Legal compliance — fulfilling our regulatory obligations
Examples by data type:
- Contact details (email, phone): Consent
- Client documents: Contractual necessity
- Business metadata (preferences, responses): Legitimate interest
- Cookie/analytics data: Consent
- Legal and financial info (if required): Legal compliance
We never process your data for purposes unrelated to our service offering.
5. Your Rights
Under GDPR, you may:
Access your personal data
Request rectification or deletion
Object to or restrict processing
Withdraw your consent at any time
File a complaint with the CNIL (www.cnil.fr)
You can withdraw your consent at any time by emailing us at contact@smartnegolab.com. If you’ve accepted cookies, you may also withdraw consent through the cookie banner (if active) or upon future visits when prompted again.
Contact: contact@smartnegolab.com
Subject: Data Privacy Request
6. Data Retention
We retain data only as long as necessary for:
Contract execution
Regulatory compliance
Service quality and support
Client documents are deleted or anonymized when no longer required.
7. Third Party Service and Data Transfers
We use GDPR-compliant providers to support our services:
Typeform — form data collection
Dropbox / Dropbox Sign — secure document exchange
Google Workspace — internal processing and communication
These platforms implement strong safeguards for data integrity and confidentiality.
We do not sell or share personal data for commercial gain.
8. Cookies
We use cookies only for essential functionality and analytics.
Consent is collected via a banner at first visit.
9. Data Security
We implement strict controls to protect your data:
Cloud encryption and secure connections
Role-based access restrictions
Regular review of processing practices
No local storage of client documents
Our goal is to ensure confidentiality, integrity, and availability of the data we handle.
10. Handling Client Documents
As part of our services, we may receive commercial documents containing supplier or third-party data.
Accessed only if shared voluntarily
Used solely for service execution (e.g., negotiations)
Handled under strict confidentiality
Stored only on secure platforms (Dropbox, Dropbox Sign)
In these cases, Smart Nego Lab acts as a data processor.
The client remains the data controller.
11. Your Rights and Recourse
Exercising your rights
To exercise your rights (access, rectification, deletion, objection, etc.), you can contact us at:
📩 contact@smartnegolab.com
Email subject: “Privacy Request”
Supervisory authority
If you believe your rights are not being respected, you may lodge a complaint with the CNIL (France’s data protection authority):
🌐 www.cnil.fr
Children’s data
This service is not intended for individuals under the age of 16.
We do not knowingly collect data from minors.
🇫🇷 This section is the French version of our Privacy Policy.
🇫🇷 SmartNegoLab - Politique de Confidentialité
Last Updated 18, Juin 2025
1. Qui sommes-nous
SmartNegoLab est une entreprise basée en France fournissant des services de conseil commercial en optimisation des coûts aux startups et entreprises du monde entier.
Nous exploitons le site web https://smartnegolab.com et traitons les données personnelles en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679).
2. Quelles données personnelles nous traitons
Nous pouvons traiter les catégories suivantes de données personnelles :
Identification : nom, entreprise, titre
Coordonnées : adresse email, téléphone (si fourni)
Contexte professionnel : réponses aux formulaires, documents commerciaux
Métadonnées de service : interactions, préférences, formulaires soumis
Les documents reçus de clients (ex. : contrats avec des fournisseurs) peuvent contenir des informations personnelles ou sensibles, traitées exclusivement dans le cadre de la prestation.
Utilisation du Calculateur de Négociation
Notre site inclut un calculateur de négociation permettant aux utilisateurs d’estimer les économies potentielles sur un logiciel. L’outil fonctionne entièrement côté client : nous ne stockons ni ne suivons les données saisies. Il est uniquement utilisé pour fournir un résultat instantané visible par l’utilisateur. Aucune donnée personnelle ou identifiante n’est requise pour utiliser le calculateur.
3 – Pourquoi nous traitons vos données
Nous utilisons vos données pour :
Répondre aux demandes et fournir nos services
Optimiser les négociations fournisseurs et les structures de coûts
Améliorer la qualité des services et les relations commerciales
Envoyer des informations pertinentes et mises à jour (avec consentement)
Nous ne traitons jamais vos données à des fins étrangères à notre prestation de services.
4 – Base légale du traitement
Notre traitement des données repose sur :
Consentement — lorsque vous fournissez des données via nos formulaires ou acceptez les cookies
Nécessité contractuelle — dans le cadre de la fourniture de services selon un contrat
Intérêt légitime — pour améliorer les résultats clients et nos communications
Conformité légale — pour répondre à nos obligations réglementaires
Exemples par type de données :
Coordonnées (email, téléphone) : Consentement
Documents clients : Nécessité contractuelle
Métadonnées commerciales (préférences, réponses) : Intérêt légitime
Données de cookies / d’analyse : Consentement
Informations légales et financières (si requis) : Obligation légale
Nous ne traitons jamais vos données à des fins étrangères à notre prestation de services.
5 – Vos droits
Conformément au RGPD, vous pouvez :
Accéder à vos données personnelles
Demander leur rectification ou suppression
Vous opposer ou en limiter le traitement
Retirer votre consentement à tout moment
Déposer une plainte auprès de la CNIL (www.cnil.fr)
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant par email à l’adresse contact@smartnegolab.com. Si vous avez accepté les cookies, vous pouvez également retirer votre consentement via la bannière de cookies (si active) ou lors de vos prochaines visites lorsque celle-ci s’affichera de nouveau.
Contact: contact@smartnegolab.com
Objet : Demande de confidentialité des données
6 – Conservation des données
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire en fonction des finalités suivantes :
Exécution contractuelle — traitement des données lié à la réalisation d’un service
Conformité réglementaire — respect des obligations légales
Support et qualité de service — amélioration continue de notre accompagnement
Les documents clients sont supprimés ou anonymisés dès qu’ils ne sont plus requis pour le traitement.
7 – Prestataires et transferts de données
Nous travaillons avec des prestataires conformes au RGPD :
Typeform — collecte de données via formulaire
Dropbox / Dropbox Sign — échange sécurisé de documents
Google Workspace — gestion interne des communications et fichiers
Ces plateformes appliquent des mesures de sécurité avancées. Nous ne revendons ni ne partageons vos données à des fins commerciales.
8. Cookies
Nous utilisons des cookies uniquement pour les fonctionnalités essentielles et les analyses.
Le consentement est recueilli via une bannière lors de votre première visite.
9 – Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :
Connexion sécurisée (SSL) et données chiffrées
Accès restreint basé sur les rôles
Revue régulière des pratiques de traitement
Aucune conservation locale de données sensibles
La sécurité de vos données est au cœur de notre politique de confidentialité.
10 – Traitement de documents clients
Nous pouvons recevoir des documents commerciaux contenant des données personnelles de fournisseurs ou de tiers. Ces documents sont :
Accédés uniquement en cas de besoin explicite
Utilisés uniquement dans le cadre de notre mission de conseil
Stockés exclusivement sur des plateformes sécurisées (Dropbox, Dropbox Sign)
Dans ce cadre, SmartNegoLab agit en tant que sous-traitant des données, le client demeurant le responsable du traitement.
11. Vos droits et recours
Exercice de vos droits
Pour exercer vos droits (accès, rectification, suppression, opposition, etc.), vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
📩 contact@smartnegolab.com
Objet de l’email : “Demande de confidentialité”
Autorité de contrôle
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL :
🌐 www.cnil.fr
Données des mineurs
Ce service ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans.
Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.